Les clients me poser cette question tous les jours. Je souhaite qu'il y avait un one-size fits all réponse. Malheureusement, les politiques de conservation des données ne sont pas si simples. Ils sont directement dépendante des données et des applications spécifiques. Ajouter dans les complications des exigences réglementaires, et la conservation des données devient un problème, qui nécessite une solution personnalisée.

Les entreprises doivent se poser les questions suivantes: Quelles données doivent être conservées et pendant combien de temps? Quelles sont les meilleures façons d'évaluer quelles données est important de garder? Comment pouvez-vous identifier et de catégoriser les données qui sont essentielles à la mission, les activités essentielles et importantes sur le plan opérationnel?

Les réponses peuvent bien sûr varier par les entreprises. Une chose est certaine: un apport humain formeront une politique de protection des données, pas de logiciels et matériels informatiques. La protection des données est un projet d'équipe. Les cadres informatiques, la comptabilité et le personnel d'exploitation doivent travailler ensemble pour élaborer le plan de droite. Cela donne l'intégrité de tout le processus de conservation des données.

La plupart des entreprises ne parviennent pas dans leur politique de conservation des données et des procédures. Un récent sondage de Cohasset Associates Inc indiqué que 76 pour cent des répondants croient que des améliorations sont nécessaires à leur programme de gestion des données de rétention.

Selon l'enquête, de nombreuses entreprises ne planifient pas suffisamment pour créer une politique de qualité des données, protection.

À jeter des bases solides et de suivre le rythme de la tendance croissante des politiques de conservation des données, le chef de l'information (DPI) de toute entreprise doit répondre à ces questions importantes mentionnées précédemment:

Quelles données doivent être conservées et pendant combien de temps?

La meilleure pratique se développe un processus de classification afin de déterminer si les données sont nécessaires à un magasin.

Ce processus de classification peuvent inclure l'apport par les créateurs de données et / ou d'un comité des TI, ou un exécutif prend la décision.

IT cadres doivent déterminer quels documents sont pertinents pour des fonctions commerciales avant de pouvoir repérer les données qui doivent être entreposés. Ces dossiers peuvent comprendre des documents, revues et e-mails.

Des recherches récentes indiquent que les utilisateurs Web Exchange 36,2 milliards d'e-mails par jour. Les entreprises utilisent souvent des e-mails à leur intranet d'échange d'information commerciale critique. La messagerie instantanée est également en évolution dans un premier moyen de communication avec de nombreuses entreprises, et ces messages peuvent inclure des informations à garder.

Seules les données qui contient des renseignements essentiels aux fonctions de l'entreprise doit avoir une longue période de rétention terme. En règle générale, les documents commerciaux importants et les contrats doivent être conservés sept ans ou de façon permanente; données de paie trois à sept ans, et les dossiers des employés de trois ans.

Encore une fois, cela varie selon la façon dont la conservation des données se rapporte à une entreprise de fonction.

Quelles sont les meilleures façons d'évaluer quelles données est important de garder?

Premièrement, les entreprises doivent instaurer une hiérarchie des données mondiales d'archives et système de gestion de la rétention. Ce système contrôle les technologies et les utilisateurs concernés. Lors de la création de politiques, les entreprises doivent suivre les mandats d'entreprise pour répondre à toutes les exigences.

La gestion de ce système de conservation des données devrait les trier par les exigences de ce qui constitue des données d'importation.

Établir un ensemble gérable de classifications qui peuvent convenir à toute l'organisation. Une entreprise devrait approcher les données de classement en petits morceaux. Par exemple, la classification pourrait commencer avec des types de données spécifiques, telles que les sauvegardes ou par e-mail et ensuite passer à plus de catégories générales de données de l'entreprise.

Services Si ce processus est écrasante, les consultants et les professionnels peuvent aider le processus. Ces agences ne peuvent pas déterminer la véritable valeur des données de la société, mais ils peuvent poser les questions importantes qui vont obtenir processus va dans la bonne direction.

Paradoxalement, dans cette ère de l'informatique, d'évaluer quelles données est important de garder est presque entièrement une prise de décision humaine exercice. Produits logiciels et matériels sont disponibles pour aider à découvrir des données au sein de l'organisation. Ils déterminent sa situation, de définir des politiques sur ces données et de mesurer l'adhésion à ces politiques. Cependant, aucun produit a l'intelligence nécessaire pour déterminer la valeur des données d'une entreprise.

En termes de dispositifs matériels, sous-systèmes de stockage peut ajouter un avantage indirect pour la conservation des données. Par exemple, un système de stockage hiérarchisé mai soutenir indirectement des données relatives au classement. En influant sur le coût du stockage, moins de données précieuses peuvent résider sur des disques moins cher.

De nombreuses entreprises embrasser les données de classement en tant que moyen d'atténuer les risques juridiques et la satisfaction des exigences de conformité du gouvernement. D'autres entreprises éprouvent un besoin plus fondamental de savoir quelles données sont disponibles et où il se trouve dans leur architecture de stockage.

Encore une fois, chaque entreprise détermine les données qui est important à ses besoins et met en œuvre la politique la plus efficace de conserver ces données.

Comment pouvez-vous définir les différents types de données qui est important pour votre entreprise?

Briser une analyse plus approfondie de nos données, on peut explorer les données qui sont critiques, à mission critique et opérationnel important.

Données critiques de l'entreprise: Il s'agit des informations ou données enregistrées stockée qui est cruciale pour l'existence de l'entreprise ou l'organisation dans son ensemble. En d'autres termes, les données stockées peuvent faire ou défaire l'entreprise.

Ces entreprises-records critiques prennent plusieurs formes, à partir de rapports de grande profil financier à la plus simple de Microsoft Excel et Word.

Par exemple, les entreprises utilisent Excel pour le reporting et l'analyse des données d'entreprise. Un service achat doit compiler et organiser des centaines de contrats avec les dates de renouvellement différentes. Plus d'une personne vérifie une feuille de calcul de façon centralisée. Pour des raisons de conformité, les entreprises doivent conserver et d'archiver ces documents, en direct dynamique.

Sécurité des entreprises telles données critiques est primordiale. Les organisations doivent élaborer un plan de sécurité pour le stockage hors site de ses données commerciales critiques, comme un service en ligne de stockage de données. Ils peuvent offrir les plus hauts niveaux de cryptage et de supprimer l'erreur humaine de ce processus.

La perte de données par suite d'accident ou de dommage malveillant est tellement répandue que la sauvegarde hors site est désormais obligatoire dans la plupart des secteurs.

Données critiques de mission: Par définition, une mission critique consiste à toute procédure qui est essentielle à la réussite d'un projet. Le stockage de ces données est indispensable à la réussite d'un projet.

Par conséquent, les données essentielles à la mission est importante en termes de comment les données affecte la réalisation d'un projet ou d'opérations commerciales.

Leaders de l'industrie de stockage des données suggèrent que la mission la plus commune des données critiques problème de stockage pour les entreprises est important de séparer les données utiles à partir d'informations qui nécessite moins de gestion.

Un piège de nombreuses entreprises se répartissent en est de stocker chaque élément de données sans rime ni raison. Parfois, le personnel a l'habitude de l'archivage de tout. Certains analystes font valoir que les courriels ne doivent pas être données vitales, tandis que d'autres suggèrent que les e-mails avec d'importants documents ci-joint sont certainement essentiels à la mission.

Les clients et les stocks sont un exemple des données critiques de mission. Que les données doivent être accessibles en temps réel afin de répondre aux besoins des clients. Toute fois en bas se cassera la crédibilité et l'efficacité de l'entreprise.

L'essentiel, c'est que les entreprises doivent effectuer une approche disciplinée en matière de stockage des données. Que veut dire décider quelles sont les données les plus importantes et la répartition des dépenses de stockage en conséquence. Bien qu'il reste beaucoup de travail, elle aide une organisation à l'efficacité opérationnelle, réduction des risques et l'évitement des coûts.

Sur le plan opérationnel des données importantes: Toutes les données qui affecte le jour les opérations quotidiennes d'une entreprise est opérationnel important. Perte de ces données peut être extrêmement gênant, mais il ne met pas en péril la viabilité de l'entreprise.

La rétention de données doit être opportune, et s'assurer que les utiles, la qualité des données est au bout des doigts de l'utilisateur. Par exemple, les stocks sont importants pour les ventes. Si un client demande 30 pièces de marchandises, il est important de connaître les disponibilités immédiatement.

En résumé, ces processus doivent être examinés afin de gérer à la fois les exigences réglementaires et le risque associé à ces données. Vous devez évaluer l'infrastructure technologique, depuis la plus petite applet pour le plus grand serveur.

Les entreprises doivent constamment améliorer ces procédés de préparation de l'audit fiables. Cette plate-forme doit être évolutive pour permettre aux technologies, processus et besoins d'affaires à suivre le rythme des nouvelles réglementations et l'évolution des conditions du marché.

Un plan solide pour la conservation des données efficace, fiable et sécuritaire doit être une priorité. Toute société qui voit les choses différemment est elle-même mise en péril.